Surat tugas kerja adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu pimpinan kepada bawahan dalam suatu lembaga atau instansi tertentu untuk melaksanakan tugas dan kewajiban tertentu. Surat ini biasa dikeluarkan oleh pihak pertama yang dituju untuk pihak kedua, lalu surat ini akan diberikan kepada pihak ketiga dengan maksud memperjelas tujuan tugas tersebut.
Fungsi utama surat tugas resmi yaitu sebagai media surat
perintah yang sah untuk memerintahkan suatu tugas dari suatu lembaga atau
instansi. Disamping itu surat tugas kerja memiliki beberapa fungsi lainnya:
- Surat legal tertulis keterangan melaksanakan tugas: surat tugas kerja berperan sebagai surat bukti yang sah dan legal sebagai keterangan bahwa karyawan benar-benar melaksanakan tugas yang telah diperintah.
- Sebagai dokumen untuk administrasi riwayat kerja karyawan.
- Memudahkan pihak pelaksana untuk menjalani tugasnya: dengan adanya surat tugas kerja, maka dapat mempermudah karyawan yang diberi mandat untuk melakukan tugas yang diberi oleh instansi tertentu berhubungan dengan tugas yang diperintah
Prosedur penulisan surat tugas kerja sebagai berikut :
- Menentukan Tujuan Utama Surat
Disaat kamu menulis surat tugas kerja, pastikan kamu menulis langsung ke intinya dengan jelas dan tidak bertele-tele. Kalimat yang ditulis bertujuan untuk memperjelas tujuan dari surat tugas kerja tersebut.
- Perhatikan Bahasa Yang Digunakan
Dalam menulis surat resmi, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan sopan serta mudah dimengerti agar diterima oleh lembaga.
- Kelengkapan Data Identitas
Salah satu format dalam surat tugas kerja adalah menulis identitas atasan dan identitas orang yang diberi tugas.
Pastikan kamu menulisnya dengan lengkap mulai dari nama, jabatan, nomor pegawai serta alamat lembaga pemberi tugas.
- Panjang Surat
Penulisan surat tugas resmi cukup sederhana ditulis dengan
singkat, padat dan jelas. Menulis surat resmi tidak perlu bertele-tele dan
langsung ke inti tujuan dari surat.
Format surat tugas yang baik dan benar :
- Kop Surat atau Kepala Surat
Bagian kepala surat berperan sebagai identitas instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat. Kop surat terdiri dari: nama instansi, logo beserta kontak instansi seperti alamat/email/website/nomor telepon.Dengan adanya kop surat dapat dinyatakan bahwa surat ini resmi dikeluarkan oleh instansi bersangkutan.
- Nomor Surat dan Perihal
Dibawah kop surat diikuti dengan tulisan surat tugas dengan huruf kapital dan nomor surat. Nomor surat berfungsi untuk mempermudah administrasi dalam urusan pengarsipan data dan mempermudah proses waktu pencarian saat dibutuhkan.
Nomor surat ditulis dengan format berikut:
Nomor urut surat - Kode tujuan surat - Bulan - Tanggal pembuatan surat
Perihal berisi tujuan dari surat tugas kerja agar pihak penerima mengerti tujuan dari surat tugas kerja tersebut.
- Identitas Pemberi dan Penerima Tugas
Bagian ini berisikan identitas lengkap untuk memberi keterangan jelas pemberi dan penerima mandat. Biasanya berisi identitas lengkap seperti nama, jabatan/pangkat, alamat atau email.
- Keterangan Tugas
Bagian ini kamu dapat menjelaskan penjelasan tugas yang diberi oleh pihak pemberi kepada penerima tugas. Bagian ini sangat penting karena merupakan inti dari bagian surat tugas kerja.
- Penjelasan Detail Lokasi dan Durasi Pengerjaan Tugas
Kamu dapat menulis lokasi pengerjaan tugas dan tanggal serta durasi waktu pengerjaan tugas akan berakhir.
- Penutup Surat
Bagian ini biasanya berisi kalimat penutup dan pada bagian kaki surat terdapat keterangan surat ini dibuat yang biasanya berisi:
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nama jabatan dari yang menandatangani surat tugas kerja
Tanda tangan / stempel instansi
Contoh Surat Tugas
Komentar
Posting Komentar